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Outils collaboratifs : 3 bonnes raisons pour commencer à les adopter

by | 31 Jan 2022 | 0 comments

Avant le début de la pandémie, nos déplacements étaient nombreux ! Avec des clients dans tous les coins du Québec, des allers-retours de six à huit heures pour deux ou trois heures de rencontres, parfois dans des conditions routières peu clémentes, constituaient notre quotidien.

Subitement, en mars 2020, nous étions privés de sortie… Comment allions-nous organiser des séances de réflexion stratégique à distance ?! Est-ce que nos clients accepteraient de communiquer avec nous virtuellement ?! Alors que les rencontres physiques nous semblaient indispensables, Zoom et Teams sont devenus nos outils de prédilection. Et le logiciel Miro a remplacé les centaines de post-it dans une salle de conférence. Or, des outils collaboratifs, il en existe plusieurs, très accessibles financièrement et conviviaux. Dropbox, Google Drive, Google Jamboard, Trello, Skype, Mural et Slack ne sont que quelques-uns faisant partie de cette liste.

En optant pour la collaboration à distance et le télétravail, nous avons découvert les nombreux avantages de ces plateformes. Voici trois bonnes raisons pour commencer à les adopter :

1.Flexibilité pour vos équipes de travail

Vous tenez à organiser des rencontres d’équipe, mais êtes incapables de les tenir car vos personnes clés doivent s’absenter à la dernière minute, vos employés sont trop dispersés ou ont des horaires trop différents… Au lieu d’essayer de rassembler tout le monde dans une même salle, optez pour les rencontres virtuelles, les participants n’ont qu’à prendre leur téléphone intelligent pour se connecter et ainsi éviter tout déplacement inutile. Il va sans dire que la pandémie n’est pas une excuse additionnelle pour ne pas organiser des rencontres formelles. La fameuse phrase « ce n’est pas la même chose à distance, je préfère voir le monde » ne tient pas la route en 2022 puisque le télétravail est là pour rester. Alors, fini les excuses pour ne pas se rencontrer !

2.Sauvegarde de vos informations

La fameuse expression « les paroles s’envolent, les écrits restent » n’a jamais été aussi vrai avec l’utilisation d’outils collaboratifs, car vous pouvez écrire en ligne sur le vif les éléments les plus importants de vos rencontres. Vous faites un brainstorming d’équipe, utilisez Miro, Mural ou Google Jamboard pour écrire toutes vos bonnes idées en direct afin que tout le monde puisse avoir accès au même contenu en même temps et surtout, participer plus activement à la discussion. De plus, toute l’information est sauvegardée au même endroit et ne risque pas de se perdre dans un dédale de fichiers.

3.Mobilisation de vos employés

Bien souvent, ce sont les mêmes personnes qui parlent durant les rencontres d’équipe. Ils accaparent près de 80 % du temps et ne disent pas toujours des choses pertinentes. Comment inciter les autres à s’exprimer plus fréquemment alors que le virtuel peut constituer une barrière additionnelle? Vous voulez obtenir l’input de toute votre équipe, laissez-leur la chance d’écrire ce qu’ils ont à dire et l’exprimer verbalement ensuite. C’est l’avantage d’une plateforme collaborative qui vous permet de créer et de partager des tableaux blancs pour élaborer vos plans d’actions, vos séances d’alignement stratégique, vos rencontres de remue-méninges… Peu importe où se trouvent les membres de votre équipe, ils pourront toujours mettre leur grain de sel.

Vous souhaitez mettre en place votre outil collaboratif, par où commencer?

Tout d’abord, déterminez vos besoins en fonction de la taille de votre entreprise, de votre modèle d’affaires, des outils de communication que vous utilisez déjà, de vos objectifs et de ce que vous souhaitez accomplir. Certaines PME pourront se satisfaire d’une page Facebook pour communiquer les dernières nouvelles à leurs employés. D’autres trouveront pertinent de donner accès à Teams à tous leurs gestionnaires et employés clés pour faciliter la tenue de rencontres et le partage d’information. Sachez que si vous êtes un OBNL, vous bénéficiez d’un tarif privilégié avec Microsoft 365. Vous avez plusieurs équipes et effectuez de la gestion de projets? Des plateformes comme Slack, Trello ou encore Monday pourraient vous convenir. Considérez le montant que vous souhaitez investir et gardez en tête que ces outils doivent demeurer conviviaux et faciles d’accès pour vous faire gagner du temps en centralisant l’information et en éliminant les doublons.

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